Виписка Монобанку в обліку
Банківська виписка — це джерело, з якого потім виростає все інше: Книга обліку доходів, декларація, залишки по рахунках, історія розрахунків з кожним контрагентом. Тому має сенс один раз налаштувати її надходження і більше до цього не повертатися.
Способів три, і вони не взаємовиключні: Monobank — підключенням напряму, Приват24 — через ключ доступу з кабінету бізнес-клієнта, будь-який інший банк — імпортом CSV. Нижче — усі три, починаючи з найпростішого.
Крок 1. Підключити Monobank
У картці банківського рахунку — кнопка підключення. Програма запитує доступ у банку і показує посилання та QR-код. Далі дія переходить на ваш телефон: ви відкриваєте посилання в застосунку Monobank і підтверджуєте доступ там. Після підтвердження статус інтеграції стає «Активна».
Що саме ви підтверджуєте — варто розуміти буквально: доступ на читання виписки. Не КЕП, не право на платежі. Через цей доступ неможливо списати кошти з рахунку, і відкликати його можна там само, у банку, не питаючи нас.
Крок 2. Рахунки зіставляються самі
Окремого кроку «зіставте рахунки» немає. Після підтвердження банк віддає список ваших рахунків, програма звіряє їхні IBAN із власними рахунками організації і створює відповідності автоматично. Якщо якийсь рахунок у Monobank є, а у вас його ще не заведено — він просто лишається незіставленим, поки ви не створите відповідний рахунок.
Крок 3. Підтягти виписку
Кнопка «Підтягти виписку» питає період — «З» і «По» — і далі «Звірити». Результат приходить одним рядком на кшталт «Звірено: +12, −1, без змін 43».
Слово «звірити» тут точніше за «завантажити», і різницю варто знати. У межах саме того періоду, який ви запитали, авторитетом є банк: чого немає в базі — додається, задвоєне схлопується, а рядок, якого банк більше не показує, з документа зникає. За межами періоду нічого не чіпається.
Один виняток зроблено навмисно: якщо банк за місяць не повернув жодного рядка, місяць не чіпається взагалі. Порожня відповідь набагато частіше означає збій або ліміт на боці банку, ніж «усі операції місяця скасовано», — і мовчки витерти місяць коштувало б дорожче за зайвий рядок.
Що програма робить із рядками сама
Заводить контрагентів. Кожен новий платник із виписки потрапляє в довідник, у системну папку «З банківських виписок». Спершу програма шукає збіг за податковим кодом, потім — за точною назвою; знайшла — використовує наявного контрагента, а не створює дубль.
Підставляє статтю витрат. Якщо в контрагента вже задано статтю за замовчуванням, вона підставиться в рядок виписки. У щойно створених контрагентів такої статті ще немає — вона з’являється тільки тоді, коли ви задасте її самі.
Не дублює. Повторний запит того самого періоду нових записів не створює — кожен рядок має свій ідентифікатор з банку, і другий раз він не заводиться.
Автооновлення
У десктопній версії Pro є перемикач «Оновлювати автоматично» — типово раз на 6 годин. У мобільній версії такого перемикача немає: там виписка підтягується кнопкою, коли вам зручно. Якщо ви ведете облік переважно з телефона, це та єдина регулярна дія, яку варто завести собі у звичку — скажімо, раз на тиждень.
Приват24
Приват24 підключається інакше — ключем доступу, який ви створюєте самі: «Приват24 для бізнесу» → Меню → Каталог послуг → Інтеграція (Автоклієнт). Там створюється API-додаток, і ключ із діалогу налаштувань ви вставляєте в програму. Він шифрується одразу при отриманні і в незашифрованому вигляді не зберігається.
Дві особливості, про які краще знати заздалегідь. По-перше, цей доступ працює на один рахунок: скільки бізнес-рахунків — стільки й підключень. По-друге, карткові та особисті рахунки не підтримуються — банк по них виписку через це API не віддає. Це обмеження Приват24, і обійти його ми не можемо; для таких рахунків лишається CSV.
Якщо банк інший — CSV
Підійде будь-який банк, який дає експорт у CSV. Формат Monobank розпізнається окремо, решта — загальним розбором колонок. Правила прості: один файл — один календарний місяць, і одна валюта. Повторний імпорт того самого місяця не додає рядки поверх старих, а приводить місяць у відповідність до файлу — так само, як звірка з банком.
Три місця, які варто перевірити
Валюта рахунку і валюта файлу мають збігатися. Один рахунок — одна валюта. Якщо у CSV кілька валют, імпорт зупиниться: такий файл треба розділити, а для другої валюти завести окремий рахунок.
Початковий залишок задається один раз — до першої виписки. Операції, старіші за дату проведеного коригування залишку, при імпорті відкидаються: їхні суми вже всередині цього коригування, і врахувати їх удруге означало б задвоїти дохід.
Рахунок має бути позначений як податковий. Виписка сама по собі ще не робить надходження доходом для декларації — у Книгу доходів потрапляють тільки рахунки з цією позначкою. Докладніше про це — у статті Як подати декларацію ФОП із програми.
Чого програма не робить
- не здійснює платежів — отриманий доступ дозволяє лише читати виписку
- не тягне виписку сама в мобільній версії — автооновлення є тільки в десктопній Pro
- не працює з картковими й особистими рахунками Приват24 — банк не віддає їх через своє API
- не вигадує контрагентів: якщо в рядку немає ні коду, ні назви, рядок лишається без контрагента
Докладніше про роботу з банком і валютами — на сторінці Банк і валюти.